Empresas colombianas que encontraron orden en su información
Cada proyecto es distinto. Lo que comparten es la sensación de alivio cuando el archivo empieza a funcionar de verdad.
Volver al inicioExperiencias de quienes trabajaron con nosotros
María Rodríguez
Gerente Administrativa · Bogotá
Llevábamos años guardando contratos en tres carpetas distintas sin saber bien cuál era la definitiva. Documex llegó, entendió nuestro flujo y en diez días hábiles teníamos un sistema que cualquier persona del equipo puede usar. La guía de entrega fue clave: la hemos consultado varias veces.
Junio 2025
Jorge Castro
Director · Empresa constructora, Medellín
Contratamos el Paquete de Archivo y Revisión antes de una revisión interna de registros. El reporte de faltantes fue exactamente lo que necesitábamos: nos dijo en qué documentos debíamos completar firmas y fechas antes de presentarlos. El proceso fue ordenado y sin contratiempos.
Mayo 2025
Lucía Pedraza
Coordinadora de Operaciones · Cali
Tenemos el Programa de Archivado Gestionado desde hace ocho meses. La coordinadora asignada conoce nuestros procesos mejor que algunos de nuestros empleados nuevos. Los resúmenes trimestrales son claros y nos ayudan a ver si hay acumulación de documentos sin clasificar.
Junio 2025
Alejandro Nieto
Gerente General · Pymes de servicios, Bogotá
Lo que más me gustó fue que no intentaron vendernos una plataforma nueva. Trabajaron con nuestro OneDrive existente y lo convirtieron en algo funcional. Antes buscaba documentos veinte minutos; ahora los encuentro en segundos. Para una empresa de nuestro tamaño eso tiene un valor real.
Abril 2025
Sofía Franco
Asistente de Gerencia · Organización social, Bogotá
Trabajamos con muchos convenios y proyectos simultáneos, cada uno con carpetas propias. Documex diseñó una estructura que separa los proyectos por período y por estado. Al principio me preocupaba que fuera demasiado rígida, pero en la práctica el equipo la adoptó sin problema.
Mayo 2025
Ricardo Vargas
Contador · Firma contable, Bucaramanga
El Acuerdo de Confidencialidad me dio la tranquilidad que necesitaba para dejarlos acceder a nuestros archivos. Nunca tuve duda de cómo se manejaría la información. El trabajo fue prolijo y el resultado está a la altura de lo que prometieron.
Junio 2025
Proyectos que ilustran lo que hacemos
Situación inicial
Empresa comercializadora en Bogotá con cuatro años de contratos, facturas y comunicaciones guardados en carpetas sin nombre coherente. Tres personas distintas habían creado sus propias estructuras.
Lo que hicimos
Aplicamos el Paquete de Archivo y Revisión. Unificamos las tres estructuras en una sola jerarquía por año y tipo de documento, con etiquetas de estado para contratos activos e inactivos. Señalamos 23 documentos con firmas faltantes.
Resultados
El equipo pasó de necesitar 15-20 minutos para localizar un contrato a hacerlo en menos de dos. Los 23 documentos señalados fueron completados en dos semanas. Plazo total del proyecto: 12 días hábiles.
"El reporte de faltantes fue lo más valioso. Sin él no habríamos sabido qué documentos presentar incompletos." — Dirección administrativa
Situación inicial
Organización del sector social en Bogotá con múltiples proyectos simultáneos, cada uno con sus propios donantes y requisitos de reporte. La rotación de personal causaba pérdida de contexto documental constante.
Lo que hicimos
Activamos el Programa de Archivado Gestionado. Diseñamos una estructura por proyecto con subcarpetas por período de reporte y asignamos una coordinadora que conoce las particularidades de cada convenio.
Resultados
Nueve meses de programa continuo. El onboarding de personal nuevo pasó de dos semanas a cuatro días para lo que respecta al archivo. Los resúmenes trimestrales se usan directamente en reuniones de seguimiento.
"Cuando alguien nuevo entra, ya tiene todo documentado y ordenado. Eso no lo habíamos logrado solos en años." — Directora ejecutiva
Cuéntenos su situación
Teléfono
+57 601 637 84 21Correo
[email protected]Dirección
Carrera 15 #88-64, Oficina 502
Zona Rosa, Bogotá, 110221
Horario
Lunes a viernes: 8:00 am – 6:00 pm
Sábados: 9:00 am – 1:00 pm
Por qué confiar en Documex
+80
Empresas atendidas
4,8/5
Satisfacción promedio
6 años
En el mercado colombiano
100%
Proyectos con acuerdo de confidencialidad
Reconocimiento Cámara de Comercio Bogotá 2022
Servicios Empresariales de Apoyo — categoría organización administrativa.
Su empresa también puede tener un archivo que funcione
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