Términos y Condiciones

1. Definiciones

• Documex / Nosotros: la empresa que presta los servicios descritos en este sitio, con domicilio en Carrera 15 #88-64, Oficina 502, Zona Rosa, Bogotá.
• Cliente / Usted: la persona natural o jurídica que contrata o solicita información sobre los servicios de Documex.
• Servicios: los servicios de organización documental, archivo y revisión administrativa descritos en el sitio web.
• Sitio: el sitio web accesible en https://documex.cyou
• Acuerdo: el contrato específico suscrito entre Documex y el Cliente para la prestación de un servicio determinado.

2. Aceptación de los Términos

El uso de este sitio o la contratación de cualquier servicio implica la aceptación plena de estos Términos. Para contratar servicios, el Cliente debe ser mayor de 18 años y tener capacidad legal para suscribir acuerdos en nombre propio o de la empresa que representa.

3. Descripción de los servicios

Documex presta servicios de apoyo administrativo y operativo en organización documental y archivado digital. Los servicios disponibles son:

• Configuración de Organización Documental — servicio puntual de clasificación y estructuración del archivo existente.
• Paquete de Archivo y Revisión — organización más revisión de integridad administrativa de los documentos.
• Programa de Archivado Gestionado — mantenimiento mensual continuo del archivo digital.

Todos los servicios son de naturaleza administrativa. Documex no emite conceptos jurídicos, contables, tributarios ni de ninguna otra profesión regulada.

4. Responsabilidades del Cliente

• Proporcionar información veraz y completa para la correcta prestación del servicio.
• Garantizar que tiene autorización para compartir los documentos que entrega a Documex para su organización.
• Revisar y validar el trabajo entregado en el plazo acordado en el Acuerdo específico.
• No utilizar el sitio web para fines ilícitos o contrarios a la buena fe.

5. Propiedad intelectual

El contenido del sitio web (textos, diseño, logotipos, metodología de trabajo) es propiedad de Documex y está protegido por la legislación colombiana de derechos de autor. Los documentos del Cliente siguen siendo propiedad de este; Documex solo los trata para prestar el servicio contratado.

6. Condiciones de pago

Los precios publicados en el sitio están expresados en pesos colombianos (COP) e incluyen el IVA cuando corresponda, según las disposiciones del Estatuto Tributario. Las condiciones específicas de cada servicio se detallan en el Acuerdo suscrito con el Cliente. Para el Programa de Archivado Gestionado, la facturación es mensual y se emite dentro de los primeros cinco días del período.

Los precios pueden ajustarse con aviso previo de 30 días para los programas continuos.

7. Términos específicos del servicio

8. Exención de responsabilidad

Los servicios de Documex son de apoyo administrativo y se prestan en el estado en que se acuerden. Documex no responde por decisiones tomadas por el Cliente basándose en los documentos organizados, ni por el contenido jurídico, contable o técnico de dichos documentos. La responsabilidad de Documex se limita al valor del servicio contratado en el período en cuestión.

9. Indemnización

El Cliente se compromete a mantener indemne a Documex frente a reclamaciones de terceros derivadas del uso que el Cliente haga de los servicios o de los documentos organizados por Documex.

10. Terminación

Cualquiera de las partes puede dar por terminado el Acuerdo con aviso previo escrito de 30 días. Documex puede terminar el servicio de forma inmediata si el Cliente incumple obligaciones esenciales o actúa de mala fe. Al terminar, Documex eliminará las copias de trabajo de los documentos del Cliente de sus sistemas, conforme al acuerdo de confidencialidad.

11. Resolución de conflictos y ley aplicable

Estos Términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Ante cualquier diferencia, las partes procurarán resolverla primero de forma directa y amistosa. Si no se logra acuerdo en 30 días, el conflicto se someterá a la jurisdicción de los jueces de la ciudad de Bogotá, con renuncia a cualquier otro fuero.

12. Disposiciones generales

• Integralidad: Estos Términos, junto con el Acuerdo específico y el acuerdo de confidencialidad, constituyen el acuerdo completo entre las partes.
• Separabilidad: Si alguna disposición es declarada inválida, el resto del documento conserva su vigencia.
• No renuncia: El hecho de que Documex no ejerza algún derecho no implica renuncia al mismo.
• Notificaciones: Las comunicaciones formales se realizarán por correo electrónico a las direcciones acordadas.

13. Cambios a estos Términos

Documex puede modificar estos Términos en cualquier momento. La versión actualizada se publicará en esta página con la nueva fecha de vigencia. Para Acuerdos activos, los cambios se comunicarán por escrito con al menos 30 días de anticipación.