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Política de Privacidad

Última actualización: 10 de junio de 2025

Documex (en adelante "nosotros", "la empresa") se compromete a proteger la privacidad de las personas que interactúan con nuestro sitio web y servicios. Esta política explica qué datos personales recopilamos, cómo los usamos y qué derechos le asisten como titular de esa información, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia.

1. Datos que recopilamos

Recopilamos únicamente los datos necesarios para prestar nuestros servicios y atender sus consultas:

  • Datos de identificación: nombre completo.
  • Datos de contacto: dirección de correo electrónico y número de teléfono (opcional).
  • Datos de navegación: dirección IP, tipo de navegador, páginas visitadas y duración de la sesión, recogidos mediante cookies analíticas (con su consentimiento).
  • Información del mensaje: el contenido que usted incluye voluntariamente en el formulario de contacto.

No recopilamos datos sensibles según la definición del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

2. Cómo usamos sus datos

  • Responder a consultas enviadas a través del formulario de contacto.
  • Enviar información sobre los servicios solicitados o contratados.
  • Gestionar la relación contractual con clientes activos.
  • Mejorar la experiencia del sitio web mediante análisis de navegación (solo con consentimiento).

Base de tratamiento: consentimiento del titular (formulario y cookies opcionales) e interés legítimo para la gestión de la relación comercial.

3. Plazo de conservación

Los datos de contacto se conservan durante el tiempo necesario para atender la solicitud y, si hay relación contractual, durante la vigencia del contrato más cinco años adicionales por obligaciones legales. Los datos de navegación se conservan por un máximo de 26 meses.

4. Compartición de datos con terceros

No vendemos ni cedemos sus datos personales a terceros con fines comerciales. Podemos compartirlos únicamente con:

  • Proveedores de infraestructura tecnológica (alojamiento web, correo corporativo) bajo contratos de confidencialidad.
  • Herramientas de análisis web (Google Analytics) cuando usted haya aceptado las cookies analíticas.
  • Autoridades competentes cuando exista obligación legal expresa.

5. Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas para proteger sus datos: cifrado en tránsito (HTTPS), acceso restringido al personal autorizado, controles de acceso con credenciales individuales y revisiones periódicas de seguridad. En caso de incidente que afecte sus datos, le informaremos dentro del plazo establecido por la normativa colombiana.

6. Cookies

Utilizamos cookies esenciales para el funcionamiento del sitio y cookies analíticas opcionales. Puede gestionar sus preferencias en cualquier momento en nuestra Política de Cookies.

7. Sus derechos como titular

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

  • Conocer los datos personales que tratamos sobre usted.
  • Actualizar y rectificar datos inexactos o incompletos.
  • Solicitar la supresión de sus datos cuando el tratamiento no sea necesario.
  • Revocar la autorización otorgada para el tratamiento.
  • Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si considera que sus derechos han sido vulnerados.

Para ejercer estos derechos, contáctenos en [email protected]. Atenderemos su solicitud en los plazos previstos por la ley.

8. Enlaces a sitios de terceros

Nuestro sitio puede contener enlaces a páginas externas. No somos responsables de las prácticas de privacidad de esos sitios y le recomendamos revisar sus políticas antes de compartir información personal.

9. Menores de edad

Nuestros servicios están dirigidos a personas mayores de 18 años en su calidad de representantes de empresas. No recopilamos intencionalmente datos de menores de edad.

10. Modificaciones a esta política

Podemos actualizar esta política periódicamente. Cuando lo hagamos, publicaremos la nueva versión en esta página con la fecha de última actualización. El uso continuado del sitio tras la publicación implica la aceptación de los cambios.

Contacto para asuntos de privacidad

Documex — Carrera 15 #88-64, Oficina 502, Zona Rosa, Bogotá, 110221, Colombia

Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) — autoridad supervisora en Colombia.